Cómo se arregla una contabilidad mal llevada

Qué significa arreglar una contabilidad

Es la forma en que lo dicen casi todos los gerentes que nos llaman: «necesito arreglar la contabilidad de mi empresa». En la profesión lo llamamos saneamiento contable, pero la idea es la misma y conviene decirla en voz alta: los libros no se parecen a la empresa, y hay que ponerlos en su sitio.

Lo primero que hay que aclarar es lo que no es. Arreglar una contabilidad no es rehacerla desde cero. Eso casi nunca hace falta y siempre es carísimo: son miles de asientos que en su mayoría están bien. Lo que hay que hacer es encontrar dónde está el error, entender por qué se produjo, corregirlo por la vía que menos coste tenga y dejar montado el control para que no vuelva.

Y tampoco es un problema de gente descuidada. La contabilidad se desordena por motivos muy normales: cambia la persona que la lleva y con ella el criterio, la gestoría cambia de contacto dos veces en dos años, llega un pico de trabajo y no hay tiempo de conciliar nada, y al cierre la prioridad es presentar en plazo, no cuadrar. Cuatro años así y el balance ya cuenta otra película.

Cómo sabes que la tuya está mal

Casi nadie llega diciendo «tengo un descuadre en la cuenta 400». Se llega por síntomas, y son estos:

• El resultado del ejercicio sale, pero nadie te puede explicar por qué es ese y no otro.
• Sabes que el negocio va mejor de lo que dicen los papeles, y no sabrías señalar en qué línea está la diferencia.
• Hay cuentas de clientes o proveedores con importes antiguos que nadie ha revisado y que ya nadie sabe de dónde salieron.
• Si tienes varias sociedades, lo que una dice que le debe la otra no coincide con lo que la otra reconoce.
• La contabilidad se pone al día en mayo o junio del año siguiente, cuando ya no sirve para decidir nada.
• Pides financiación y la operación se alarga sin explicación, o te ofrecen mucho menos de lo solicitado.

Con dos o tres de estos, merece la pena mirarlo. Con cuatro, el problema ya te está costando dinero todos los meses.

Por dónde se empieza: el diagnóstico

Antes de tocar un solo asiento hay que saber qué hay. El diagnóstico consiste en revisar los últimos ejercicios —balance, pérdidas y ganancias y libro diario—, listar las cuentas con saldos anómalos, antiguos o sin movimiento, y contrastar la contabilidad con la realidad de fuera: los extractos bancarios y los extractos que te manda cada proveedor.

De ahí sale un informe escrito con tres cosas: qué errores hay, de dónde vienen y cuánto impacto tienen. Es lo que permite decidir con cabeza, porque no todos los errores merecen corregirse: algunos cuestan más de arreglar de lo que valen.

El trabajo, paso a paso

Una vez sabes dónde están los errores, el trabajo es artesanal y poco glamuroso. Consiste sobre todo en cuadrar:

• Clientes y proveedores contra los extractos reales de cada tercero, línea a línea. Es aquí donde aparecen las facturas que faltaban, los pagos aplicados a la cuenta equivocada y los cobros que nunca se aplicaron a ninguna factura y llevaban años inflando la cuenta de clientes.
• Las cuentas recíprocas entre sociedades del grupo, que suelen ser el descuadre más caro y el que más tiempo lleva escondido.
• Las cuentas genéricas: ese «proveedores varios» o «gastos pendientes de clasificar» que nunca se vacía y que en dos ejercicios acumula decenas de miles de euros sin desglosar, distorsionando el IVA deducido.
• El inmovilizado y las existencias: que el cuadro de amortización cuadre con el balance y que el inventario esté valorado con un criterio, no a ojo.
• Las periodificaciones: seguros, comisiones y suministros que se registraron enteros en un mes en lugar de repartirse.

Esto no sale en ningún catálogo de servicios, pero es exactamente lo que separa una empresa que decide con datos de otra que decide a ciegas teniendo el mismo negocio.

Qué pasa con los ejercicios ya presentados

Es la pregunta que más miedo da, y con razón: si los errores están en ejercicios cuyas cuentas ya se depositaron y cuyos impuestos ya se liquidaron, corregirlos tiene consecuencias fiscales.

Hay varias vías y elegir la equivocada sale más caro que el error original. A grandes rasgos: una declaración complementaria cuando la corrección supone pagar más, una rectificativa cuando supone que pagaste de más y quieres recuperarlo —y ahí los plazos de prescripción mandan—, o un ajuste en el ejercicio corriente cuando la norma contable lo permite y es lo más limpio.

La regla que no nos salta nadie: el impacto fiscal se cuantifica antes de tocar nada. Primero se calcula qué supone cada opción en euros, se decide con ese número delante, y después se ejecuta. Al revés es como se generan los sustos.

Cuánto tarda y cuándo merece la pena

Un diagnóstico se entrega en semanas. El saneamiento completo de una empresa de tamaño medio, con varios ejercicios que revisar, se mide en meses, y depende de una sola cosa: lo rápido que lleguen los extractos de los terceros. Esa es la parte que no controlamos ninguno de los dos.

¿Cuándo merece la pena? Siempre que la empresa tenga por delante algo que dependa de sus cuentas: una operación de financiación, la entrada de un socio, una compra, una auditoría, una licitación, o simplemente un presupuesto que haya que cumplir. Y también, sin nada de eso a la vista, cuando el gerente está tomando decisiones de precios y de inversión con números que no se sostienen. Eso es lo más caro de todo, y lo que menos se ve.

En resumen

Arreglar una contabilidad mal llevada no es rehacerla: es localizar los errores, cuantificar lo que cuestan, corregirlos por la vía más barata y dejar un control mensual para que no se repitan. Se empieza por un diagnóstico con precio cerrado, y se puede contratar como trabajo puntual sin cambiar de asesoría.

Si te has reconocido en los síntomas de más arriba, el servicio de saneamiento contable explica el trabajo en detalle. Y si prefieres contarlo en una conversación, la primera es sin coste.