Saneamiento contable

Casi todos los clientes que nos llaman por esto lo dicen con las mismas palabras: «necesito arreglar la contabilidad de mi empresa», «hay que ponerla al día», «los números no cuadran». Saneamiento contable es el nombre técnico de eso mismo. Si quieres el detalle de cómo se hace, lo contamos paso a paso en cómo se arregla una contabilidad mal llevada.

Es uno de los problemas más extendidos entre las pymes españolas y uno de los que menos se hablan, porque nadie quiere reconocer que sus libros no están bien. La contabilidad se ha ido llevando como se ha podido, con criterios que cambiaban cada vez que cambiaba la persona que la llevaba, y el resultado es un balance que no se parece a la empresa que hay detrás.

Mientras todo va bien, el problema permanece dormido. Y no estalla por un solo sitio: estalla por cuatro, y casi siempre en el peor momento.

Ante el banco

Ocurre justo cuando la empresa necesita crecer: un préstamo para comprar maquinaria, un segundo local, la entrada de un socio, la oportunidad de comprar a un competidor. Y el banco dice que no. No porque el negocio no sea viable —muchas veces es un negocio excelente— sino porque las cuentas que se le presentan no permiten sostener esa conclusión. El analista de riesgos no conoce tu empresa; conoce tu balance. Si el balance dice que tienes un fondo de maniobra negativo, unos saldos de clientes imposibles de cobrar y unos fondos propios erosionados, la decisión ya está tomada antes de que entres por la puerta.

Ante Hacienda

La Agencia Tributaria cruza información. Compara lo que declaras en IVA con lo que declaras en el impuesto de sociedades, tus cifras con las que han declarado tus clientes y proveedores, y el resultado contable con la base imponible. Cuando una contabilidad arrastra errores, esas comparaciones dejan de cuadrar y aparece el requerimiento, y detrás la comprobación limitada.

Lo grave no es el requerimiento: es contestarlo con unos libros que no sostienen las cifras. Una respuesta improvisada convierte una petición de información en una regularización, con sus intereses y su sanción. Y si el problema es que las cuentas ya presentadas están mal, corregirlas tiene vías concretas —complementaria, rectificativa, subsanación en el ejercicio corriente— y elegir la equivocada sale más caro que el error original.

Ante el Registro Mercantil y el resto de organismos

Las cuentas anuales hay que depositarlas. Cuando no se depositan, la hoja registral de la sociedad se cierra y dejan de poder inscribirse la mayoría de los actos: cambiar de administrador, otorgar poderes, ampliar capital. El incumplimiento además es sancionable.

Y el efecto va más allá del Registro. Para una subvención, un aval, una licitación pública o simplemente para entrar como proveedor de una empresa grande, te van a pedir cuentas depositadas, certificados de estar al corriente con Hacienda y con la Seguridad Social y, muchas veces, ratios de solvencia calculados sobre esas cuentas. Quedarse fuera por un requisito formal, teniendo el negocio para cumplirlo, es la forma más absurda de perder una oportunidad.

Cuando llega la auditoría

A partir de cierto tamaño la auditoría deja de ser voluntaria. La obligación aparece al superar dos de los tres parámetros —total de activo, cifra de negocios y plantilla media— durante dos ejercicios consecutivos, y también llega por otras vías: subvenciones o contratos con el sector público por encima de ciertos importes, un socio que reúna el cinco por ciento del capital y la solicite al Registro Mercantil, o formar parte de un grupo que consolida. Casi nadie la ve venir: cuando se cierra el segundo ejercicio, la obligación ya está ahí.

Y ahí aparece el problema de verdad, porque un auditor no puede firmar sobre una contabilidad que no se sostiene. Va a pedir confirmación de saldos a clientes y proveedores, inventario valorado, conciliaciones bancarias, actas, contratos y el detalle de las cuentas con importes antiguos. Si los saldos no coinciden con lo que dicen los terceros, si hay una cuenta de «proveedores varios» que nadie ha vaciado nunca o si el inmovilizado no tiene un cuadro de amortización que cuadre con el balance, la auditoría se convierte en una excavación: meses de trabajo, honorarios muy por encima de lo presupuestado y un cierre que llega tarde.

Y lo peor no es el coste, es el informe. Unas salvedades —o, en el extremo, una opinión denegada— se depositan en el Registro y quedan ahí a la vista de cualquiera que pida tus cuentas. Un analista de riesgos lee esa salvedad antes que tu cuenta de resultados, y quien esté valorando la empresa la usa para bajar el precio. Corregir la contabilidad al ejercicio siguiente no borra el informe del anterior.

Una auditoría se prepara antes, no durante. Con los libros ordenados y la documentación de soporte reunida, el auditor trabaja sobre terreno firme y el proceso vuelve a ser lo que debería ser: una revisión.

Cuando se compra una empresa o se integran dos

Comprar una sociedad, absorber una filial o reorganizar un grupo pone a prueba la contabilidad de las dos partes a la vez. En la revisión previa a la compra salen a la luz los saldos sin justificar, las provisiones que faltan y las existencias mal valoradas de la empresa que se adquiere, y cada uno de esos hallazgos se traduce en un descuento sobre el precio o en una garantía que hay que dar. Llegar con las cuentas saneadas cambia la posición negociadora, se compre o se venda.

Y una vez hecha la operación empieza el trabajo de verdad: unificar criterios. Dos empresas que hasta ayer amortizaban con criterios distintos, periodificaban de otra manera, valoraban las existencias con otro método y llamaban a las cosas por nombres diferentes en su plan de cuentas. Si eso no se homogeneiza desde el principio, el grupo acaba con unas cuentas recíprocas que no cuadran, un reporting que no se puede comparar entre sociedades y unos estados consolidados que no sostiene nadie. Ordenarlo el primer año cuesta trabajo; ordenarlo el cuarto cuesta mucho más.

Y, sobre todo, dentro de tu propia empresa

Este es el coste que nadie factura y el más caro de todos. Si las cifras no son fiables, las decisiones se toman a ciegas o con el saldo del banco como único indicador. Se mantiene una línea de producto que en realidad pierde dinero, porque el margen que aparece está calculado sobre unas existencias mal valoradas. Se rebaja el precio a un cliente que ya era el menos rentable. Se contrata pensando que el año va bien y se descubre en junio del año siguiente que no iba tan bien. Se reparte un dividendo que no tocaba.

Una empresa puede sobrevivir sin crédito bancario. Lo que no puede es dirigirse durante años con información equivocada.

Dónde están los errores en la práctica

Los descuadres no se ven en el balance: se ven en el detalle, y localizarlos es un trabajo de contraste documento a documento. Extractos de proveedor contra libro mayor, línea a línea y ejercicio a ejercicio. Cuentas recíprocas entre sociedades de un mismo grupo que llevan años diciendo cosas distintas según desde qué lado se miren. Facturas que faltan y que aparecen contabilizadas en «proveedores varios». Cobros que nunca se aplicaron a una factura concreta y que llevan años inflando la cuenta de clientes.

Ese trabajo no sale en ningún catálogo de servicios y es el que no hace nadie, pero es exactamente lo que define a una empresa cuyo balance refleja su realidad económica frente a otra cuyo balance no la refleja. Dos empresas pueden tener el mismo negocio, la misma facturación y los mismos clientes, y estar en posiciones completamente distintas ante un banco, ante una comprobación de Hacienda, ante una operación societaria y ante sus propias decisiones. La diferencia está en si los libros dicen la verdad.

El saneamiento no es rehacer la contabilidad desde cero: eso casi nunca es necesario y siempre es carísimo. Es localizar dónde están los errores, entender por qué se produjeron, corregirlos por la vía que menos coste tenga y dejar montado el control para que no vuelvan.

Se puede contratar como trabajo puntual, sin ningún compromiso posterior. Muchas empresas nos llaman para esto, lo resolvemos y siguen con su asesoría de siempre.

Nunca comprometemos un presupuesto de saneamiento sin haber mirado antes los libros, porque sería un número inventado. Empezamos siempre por un diagnóstico de alcance cerrado y precio cerrado, de entre dos y cuatro semanas, del que sale un informe con tres cosas:

• Qué está mal. Los errores localizados, cuantificados y explicados en lenguaje comprensible, no en jerga contable.
• Qué cuesta arreglarlo. El coste de la corrección, incluido el impacto fiscal si lo hay, y el plazo realista.
• Qué cuesta no arreglarlo. El riesgo que asumes si lo dejas como está: ante el banco, ante Hacienda, ante el Registro y ante tus propias decisiones.

Con ese informe delante decides tú. Si el diagnóstico concluye que tu contabilidad está bien —también pasa— te lo diremos igualmente y ahí acabará el trabajo.