Servicio 02 · Administrativa
Gestión administrativa externalizada
Facturar, cobrar y tener la información ordenada no debería consumir las horas de nadie. Montamos el circuito y lo llevamos.
Qué incluye
Gestión administrativa para tu empresa
El problema que resolvemos
La administración de una pyme suele crecer por acumulación: un programa que se compró hace años, una hoja de cálculo que solo entiende una persona, facturas que se emiten cuando alguien se acuerda y cobros que se reclaman cuando ya duelen. Nada de eso es culpa de nadie, pero cuesta dinero todos los meses.
El coste no está solo en las horas. Está en las facturas que se emiten tarde, en los impagos que se detectan con dos meses de retraso y en las decisiones que se toman sin datos porque sacarlos del sistema es un suplicio.
Qué hacemos exactamente
Rediseñamos el circuito administrativo completo y luego lo operamos: desde que se presta el servicio hasta que el dinero está en la cuenta. Si tu herramienta actual sirve, la optimizamos. Si no sirve, te ayudamos a elegir una que sí y nos encargamos de la implantación.
Facturación y gestión de cobros
- Emisión de facturas a clientes
- Seguimiento de cobros y reclamación de impagos
- Implantación de sistemas de facturación adecuados a tu actividad
- Conciliación bancaria periódica
Gestión de pagos a proveedores
- Calendario de pagos alineado con la previsión de tesorería
- Verificación de facturas recibidas antes de pagar
- Órdenes de transferencia y remesas
Instalación y desarrollo de ERP adaptados
- Búsqueda de la mejor alternativa para tu compañía
- Si ya dispones de uno, optimización de su uso
- Diseño de los procesos para que recibas todos los datos que te permitan tener una visión completa
- Formación al equipo que va a usarlo
Digitalización y organización de procesos
- Ayuda en la digitalización de la documentación
- Gestión del correo electrónico corporativo
- Creación de estructuras para que cada persona tenga acceso a los datos oportunos
- Preparación para la facturación electrónica obligatoria
Cómo trabajamos
El servicio, en la práctica
Cómo se trabaja el día a día
Primero levantamos el circuito actual: quién hace qué, con qué herramienta y en qué momento. Casi siempre aparecen dos o tres cuellos de botella que explican la mayor parte del retraso.
Después proponemos el circuito nuevo, con responsables y plazos, y lo implantamos por fases para no parar la actividad. Una vez en marcha, nos ocupamos de la operativa diaria o la supervisamos, según lo que hayamos acordado.
Preguntas frecuentes
Sobre este servicio
¿Tengo que cambiar de programa de facturación?
Solo si el que tienes te está limitando de verdad. En muchos casos el programa es correcto y el problema está en cómo se usa. Te lo diremos con franqueza: no vendemos software ni cobramos comisión por recomendarlo.
¿Os encargáis de reclamar los impagos?
Sí. Hacemos el seguimiento sistemático de vencimientos y la reclamación en las fases amistosas. Si un caso llega a vía judicial, te acompañamos preparando la documentación, aunque la reclamación judicial la lleva un abogado.
¿Qué pasa con la facturación electrónica obligatoria?
Es uno de los motivos por los que más nos llaman ahora mismo. Revisamos si tu sistema actual va a cumplir, y si no, planificamos el cambio con margen en lugar de a última hora.
¿Podéis trabajar sobre nuestros sistemas actuales?
Sí, trabajamos en remoto sobre tu ERP, tu programa de facturación o tu carpeta compartida, con los permisos que decidas darnos. No es necesario migrar nada para empezar.
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