Los ocho errores contables más frecuentes en las pymes

Por qué se acumulan estos errores

Ningún gerente decide llevar mal la contabilidad. Ocurre poco a poco: el administrativo que llevaba las cuentas se va y el que entra hereda un criterio que nadie le explica del todo; la gestoría cambia de contacto varias veces en dos años; llega un pico de facturación y no da tiempo a conciliar nada; y al final del ejercicio la prioridad es presentar el modelo 200 dentro de plazo, no comprobar si las cifras representan lo que de verdad ha pasado en la empresa. La contabilidad llega tarde y sirve para cumplir con Hacienda, no para dirigir.

En Criterial encontramos los mismos ocho fallos una y otra vez, en pymes de sectores muy distintos y con equipos de gestión competentes en lo suyo. Ninguno es grave por sí solo. Sostenidos durante dos o tres ejercicios, sí lo son: el gerente acaba decidiendo sobre contrataciones, inversión o financiación con unas cuentas que no son ciertas. Vamos uno por uno.

Los ocho errores que más cuestan

1. Cuentas de proveedores descuadradas que nadie concilia

Consiste en que el saldo que la contabilidad dice deber a un proveedor no coincide con lo que ese proveedor dice que le deben, y nadie ha cruzado los dos extractos para saber por qué. Se produce porque conciliar proveedor a proveedor lleva horas y, con treinta o cuarenta proveedores habituales, es la primera tarea que se pospone cuando hay trabajo urgente. La consecuencia es doble: se pueden pagar facturas que ya estaban pagadas, o dejar de pagar otras que sí se debían, con el recargo o la pérdida de confianza que eso genera. En una pyme de actividad media es habitual encontrar entre 8.000 y 15.000 euros de descuadre acumulado entre el balance y lo que dicen los proveedores. Se detecta pidiendo extracto de cuenta a los diez o quince proveedores principales y comparándolo, línea a línea, contra el mayor contable.

2. Cobros de clientes que nunca se aplican a factura

El banco recibe el cobro y se contabiliza contra la cuenta del cliente, pero nadie marca contra qué factura concreta se ha cobrado. Pasa porque el volumen de cobros diarios es alto y aplicarlos uno a uno exige un cruce manual que casi nunca está automatizado del todo. El resultado es que la cuenta de clientes crece año tras año con importes que, en realidad, ya se cobraron; el balance muestra un saldo pendiente que puede ser ficticio en un 30 o 40 por ciento. Esto falsea la tesorería futura y hace perder tiempo reclamando a clientes que ya han pagado. Se detecta con una circularización: pedir a los principales clientes que confirmen su saldo a una fecha dada y compararlo con el que muestra la contabilidad.

3. Facturas que faltan y acaban en «proveedores varios»

Cuando una factura no llega a tiempo, o llega y se pierde, o nadie sabe a qué gasto corresponde un cargo del banco, se registra en una cuenta genérica -«proveedores varios», «gastos pendientes de clasificar»- para no bloquear el cierre del mes. El problema es que esa cuenta cajón nunca se vacía: crece mes a mes y, en dos ejercicios, puede acumular 20.000 o 30.000 euros sin desglosar. Eso distorsiona el IVA soportado deducido, impide saber el gasto real por proveedor o partida, y suele salir a la luz en una inspección o un due diligence, en el peor momento posible. Se detecta revisando el saldo y el movimiento de esa cuenta cada trimestre, no solo al cierre del año.

4. Cuentas recíprocas entre sociedades del grupo que no cuadran

Cuando dos sociedades del mismo grupo se facturan o se prestan dinero entre sí, cada una debería reflejar exactamente el reverso de lo que refleja la otra. En la práctica casi nunca coincide: una sociedad registra un préstamo de 50.000 euros a la otra, y la que lo recibe lo tiene contabilizado como 42.000, porque hubo un abono a mitad de camino que solo se apuntó en un lado. Ocurre porque cada sociedad suele llevar la contabilidad con un criterio distinto, a veces con gestorías distintas, y nadie concilia las cuentas intragrupo. La consecuencia es que las cuentas del grupo no son fiables, y en una operación de venta o financiación esa discrepancia es motivo de retraso o descuento en el precio. Se detecta cruzando, sociedad contra sociedad, las cuentas intragrupo al menos una vez al trimestre.

5. Amortizaciones que no se dotan o se dotan mal

Consiste en no registrar la amortización del inmovilizado en el mes que corresponde, o en aplicar un porcentaje que no se revisa desde que se compró el activo, aunque haya cambiado su vida útil real. Suele pasar porque la amortización no genera movimiento de caja y, si nadie la automatiza en el programa contable, es fácil que se olvide varios meses. La consecuencia es un resultado inflado -porque falta un gasto real- y un balance que no refleja el valor neto de la maquinaria, los vehículos o el equipo informático. Afecta directamente al Impuesto sobre Sociedades y puede generar ajustes cuando, años después, se revisa el cuadro completo. Se detecta comparando el gasto de amortización contabilizado contra el que resultaría de aplicar la tabla oficial a cada activo.

6. Existencias que se valoran «a ojo» al cierre

En lugar de hacer un recuento físico y valorarlo con un criterio consistente (coste medio ponderado, FIFO), se anota una cifra de existencias que «parece razonable» comparada con la del año anterior. Se produce por falta de tiempo en el cierre, sobre todo cuando el recuento exige parar la actividad o movilizar a varias personas. El efecto es que el margen bruto queda distorsionado: si se infravaloran las existencias, el resultado parece peor de lo que es; si se sobrevaloran, parece mejor, y al año siguiente el ajuste cae de golpe. Se detecta comparando la variación contabilizada contra un recuento físico real, aunque sea muestral, y revisando si el criterio de valoración se ha aplicado igual que el ejercicio anterior.

7. Periodificaciones que no se hacen

Un seguro anual de 6.000 euros que se paga en enero y se contabiliza entero ese mes, en vez de repartirse a razón de 500 euros mensuales; una comisión de ventas de diciembre que se paga y se registra en febrero. Sin periodificar, cada mes muestra un resultado que no corresponde a lo que realmente ha generado. Ocurre porque periodificar exige un asiento mensual adicional que muchas gestorías no incluyen si no se les pide expresamente. La consecuencia es que el gerente ve un mes «extraordinario» seguido de un mes «desastroso» sin que haya pasado nada extraordinario ni desastroso en el negocio, y decide sobre contratación, gasto o precio basándose en ese ruido. Se detecta listando los gastos e ingresos que no corresponden a un único mes y comprobando si están repartidos en la cuenta de pérdidas y ganancias.

8. El cierre que se hace una sola vez al año, en mayo o junio siguiente

Es el error que agrava todos los anteriores: la contabilidad se lleva «al día» en el sentido de que se registran las facturas, pero nadie revisa, cuadra y cierra de verdad el ejercicio hasta que hay que presentar el Impuesto sobre Sociedades, meses después de que haya terminado. Sucede porque el cierre fiscal marca el calendario de la gestoría, y revisar cada mes exige un tiempo que nadie tiene asignado. El coste es que, cuando por fin se detectan los siete errores anteriores, ya no se pueden corregir en el ejercicio al que corresponden, sino que se arrastran al siguiente, y las decisiones tomadas durante esos doce meses se tomaron con cifras equivocadas. Se detecta con una pregunta simple: ¿cuándo fue la última vez que alguien cuadró el balance, no solo lo presentó?

Estos ocho fallos casi nunca aparecen aislados: donde hay proveedores sin conciliar, suele haber también existencias sin recontar y periodificaciones sin hacer, porque comparten la misma causa de fondo, la falta de tiempo dedicado a revisar y no solo a registrar. Un saneamiento contable puntual pone en orden los saldos arrastrados -proveedores, clientes, cuentas de grupo- y da una fotografía fiable de partida, en vez de seguir acumulando descuadres sobre descuadres.

La solución de fondo, sin embargo, no es un saneamiento puntual sino cambiar el ritmo: llevar una contabilidad y fiscalidad con cierre mensual real, no solo con registro mensual de facturas, y apoyar el día a día en una dirección financiera que revise esas cifras con el mismo criterio todos los meses. Es más incómodo al principio y mucho más barato después.

En resumen

Estos ocho errores no son señal de que algo vaya mal en la empresa, sino de que nadie tiene asignado el tiempo de revisar lo que se registra. Se corrigen con conciliaciones periódicas, un cierre mensual real y un criterio estable de valoración, y cuanto antes se detecten, menos arrastran al ejercicio siguiente. Si reconoces alguno de estos ocho puntos en tu contabilidad, en Criterial podemos revisar tus cuentas y decirte, con cifras, qué es lo primero que conviene ordenar.