Documentación societaria: quién eres y quién firma
Antes de mirar una sola cifra, el analista de riesgos comprueba quién es la empresa y quién puede obligarla. Es el bloque que menos tiempo lleva preparar y, aun así, el que más expedientes atasca por pura dejadez administrativa. Lo habitual es que te pidan:
- Escritura de constitución y estatutos vigentes, con todas las modificaciones posteriores (ampliaciones de capital, cambios de objeto social, ceses y nombramientos de administradores).
- Certificado o nota simple actualizada del Registro Mercantil, normalmente con una antigüedad máxima de tres meses.
- Escritura de poderes vigente de quien va a firmar la operación, si no coincide con el administrador único o solidario.
- DNI o NIE en vigor de administradores, apoderados y, si los hay, avalistas.
- Declaración de titularidad real, que la mayoría de entidades exige por normativa de prevención de blanqueo de capitales.
El analista no busca aquí ningún dato financiero. Busca coherencia: que quien firma pueda firmar, que la sociedad que pide el dinero sea la misma que factura y paga impuestos, y que no haya cambios recientes en la estructura societaria sin explicar. Un cambio de administrador la semana antes de solicitar el préstamo, sin más contexto, genera preguntas que retrasan la operación varios días.
Documentación económico-financiera: lo que de verdad se lee
Este es el bloque que decide la operación. El analista de riesgos no conoce tu empresa; conoce tu balance. Todo lo que no esté ahí, para él, no existe. Suele pedirse:
- Cuentas anuales depositadas en el Registro Mercantil de los dos o tres últimos ejercicios cerrados (balance, cuenta de pérdidas y ganancias y memoria).
- Balance de situación y cuenta de resultados provisionales del ejercicio en curso, cuanto más recientes mejor.
- Balance de sumas y saldos o libro mayor, si la entidad necesita bajar al detalle de alguna partida.
- Informe de auditoría, cuando la empresa esté obligada a auditar o lo haga de forma voluntaria.
- Extractos bancarios de los últimos seis a doce meses de las cuentas principales de la empresa.
- Información de CIRBE (Central de Información de Riesgos del Banco de España), que la propia entidad consulta pero que conviene revisar tú antes para que no aparezcan sorpresas.
Lo que casi nadie explica es que el analista no lee el último balance de forma aislada: compara tres o cuatro ejercicios seguidos y mira la tendencia. Una caída de ventas puntual se explica; una caída sostenida con el margen deteriorándose cada año es la señal que más operaciones frena. También cruza el balance con los extractos: si el balance dice que hay tesorería y las cuentas están permanentemente en números rojos, la credibilidad de todo lo demás se resiente.
Documentación fiscal y laboral: estar al corriente, literalmente
Aquí el banco comprueba que la empresa cumple con Hacienda y con la Seguridad Social, y que lo declarado cuadra con lo que se está enseñando en el bloque económico-financiero. Este bloque suele incluir:
- Modelo 200 del Impuesto sobre Sociedades de los últimos ejercicios.
- Modelos 303 (IVA trimestral) y 390 (resumen anual de IVA).
- Modelos 111 y 190 de retenciones, si la empresa tiene empleados o profesionales a los que retiene.
- Certificado de estar al corriente de obligaciones tributarias con la Agencia Tributaria.
- Certificado de estar al corriente con la Seguridad Social y últimos documentos RLC/RNT (antiguos TC2) de cotización de la plantilla.
El analista contrasta la cifra de ventas del modelo 390 con la que figura en la cuenta de resultados. Un desfase relevante entre ambas no tiene por qué ser un fraude, pero exige una explicación documentada antes de que la pida la entidad; si la aportas tú primero, transmites control sobre tus propias cuentas. Un certificado de estar al corriente caducado, o con aplazamientos de deuda sin justificar, frena expedientes que en todo lo demás están impecables.
El proyecto a financiar y las garantías que puedes ofrecer
Un préstamo sin destino explicado se analiza peor que uno con un destino modesto pero concreto. La entidad quiere ver en qué se va a convertir su dinero. Este bloque suele pedir:
- Memoria breve del proyecto o inversión: qué se compra o se financia, por qué y en qué plazo se recupera.
- Presupuesto detallado, con facturas proforma de proveedores si se trata de maquinaria, obra o equipamiento.
- Plan de tesorería o cash flow proyectado a doce o veinticuatro meses, con los supuestos en los que se apoya.
- Si el proyecto es de expansión o de lanzamiento de una nueva línea de negocio, cifras de mercado o cartera de pedidos que sostengan las previsiones.
Sobre garantías, la entidad pedirá la relación de bienes que la empresa o los socios pueden ofrecer: nota simple actualizada de los inmuebles, tasación si la garantía es hipotecaria, o el nombre del avalista con su propia documentación patrimonial y fiscal, casi como si fuera otro solicitante. Si existe la posibilidad de aval de una SGR (sociedad de garantía recíproca), conviene explorarlo cuanto antes: sus plazos de estudio corren en paralelo a los del banco, no después.
Cada entidad pondera estos documentos de forma distinta y los requisitos concretos varían según el importe, el plazo y el tipo de operación. Esta lista recoge lo que se pide con más frecuencia, no un checklist cerrado válido para cualquier banco o cualquier momento.
Los ratios que mira el analista, explicados sin tecnicismos
Con toda esa documentación sobre la mesa, el analista reduce tu empresa a un puñado de ratios. Conocerlos antes de presentar el expediente te permite anticipar preguntas, o corregir a tiempo lo que haya que corregir.
| Ratio | Cómo se calcula | Qué se suele considerar aceptable |
|---|---|---|
| Fondo de maniobra | Activo corriente menos pasivo corriente: lo que queda para operar una vez pagadas las deudas a corto plazo | Positivo y estable o creciente; negativo de forma sostenida es señal de alarma |
| Ratio de endeudamiento | Total de deuda con coste dividido entre los fondos propios de la empresa | Por debajo de 1,5-2 veces los fondos propios, según el sector |
| Cobertura del servicio de la deuda (DSCR) | Beneficio operativo más amortizaciones, dividido entre las cuotas anuales de capital e intereses de toda la deuda | Por encima de 1,2-1,3 veces; por debajo de 1 indica que el negocio no genera caja suficiente para pagar lo que debe |
| Margen EBITDA | Resultado antes de intereses, impuestos y amortizaciones, dividido entre la cifra de ventas | Varía mucho por sector; interesa más la tendencia que el valor de un solo ejercicio |
| Ratio de liquidez | Activo corriente dividido entre pasivo corriente | En torno a 1-1,5, sin ser una regla rígida |
De todos ellos, el que más pesa en una operación de financiación nueva es la cobertura del servicio de la deuda: al banco no le preocupa solo si hay beneficio contable, sino si el negocio genera caja de verdad para devolver la cuota, mes a mes, sin ahogar el resto de la operativa.
Errores que hunden un expediente antes de empezar
La mayoría de operaciones no se caen por un mal ratio, sino por detalles que generan desconfianza. Los más habituales:
- Cuentas anuales sin depositar en plazo. Es lo primero que comprueba cualquier entidad y, si faltan, la operación se detiene ahí, sin llegar a discutirse las cifras.
- Saldos de clientes claramente incobrables sin provisionar. Un balance «inflado» con deuda de clientes que en realidad no va a cobrarse se detecta con facilidad y daña la credibilidad de todo el resto del activo.
- Préstamos de socios sin contrato, sin calendario y sin intereses documentados. Si figuran como pasivo pero no está claro en qué condiciones se devuelven, el analista no sabe si tratarlos como deuda exigible o como una aportación encubierta, y suele optar por la lectura más desfavorable.
- Avales cruzados entre empresas del grupo o con otros socios que no se han declarado. Cuando la entidad los descubre por su cuenta, y suele hacerlo, el problema deja de ser el aval y pasa a ser la falta de transparencia.
- Pedir un importe redondo sin memoria de destino. «Necesito 150.000 euros para el negocio» no es un proyecto, es una petición sin analizar.
Ninguno de estos errores es exclusivo de empresas pequeñas ni de gestión descuidada: aparecen también en compañías con buena facturación que nunca han ordenado su información financiera porque nunca les hizo falta pedir una financiación grande. Es más incómodo revisarlo todo antes de ir al banco que explicarlo después, con la operación ya en el aire.
Antes de presentar un expediente conviene hacer una revisión previa del propio balance, con la misma mirada crítica que va a aplicar el analista. En Criterial hacemos ese trabajo desde la dirección financiera externalizada, y cuando lo que hace falta es depurar cuentas antes de enseñarlas a un tercero, desde el saneamiento contable.
En resumen
La documentación que pide el banco no es un trámite burocrático: es el material con el que un analista que no te conoce decide si tu empresa es capaz de devolver lo que solicita. Cuanto más ordenado y coherente sea ese material, menos preguntas quedan abiertas y menos se alarga el estudio de la operación. Si quieres revisar tu expediente antes de presentarlo a una entidad, puedes contactar con nosotros y lo vemos juntos.